Nexo Netpro (Consola Virtual)  

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Guía de operaciones hoteleras de la Consola Virtual Nexo NETPRO

§ Activación del modo de operación hotelero

Desde la solapa <Config> en la sección <Modo de Operación> es posible activar el modo hotelero de la consola Netpro. Debe tenerse en cuenta que, en este modo de operación, todas las transiciones de estados están condicionadas a las reglas que rigen el comportamiento de las Funciones hoteleras de la Consola Virtual Nexo Netpro.

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§ LLamar a una habitación

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible llamar a una habitación aplicando alguno de los siguiente métodos disponibles: 

- <doble click> sobre el número de habitación al que se desea llamar

- <Enter> sobre la línea correspondiente al número de habitación que se desea llamar

- <click derecho> para desplegar el menú contextual y luego seleccionando la opción <LLamar>. Esta opción es válida seleccionando la fila correspondiente al interno de la habitación deseada sobre las columnas <Estado>, <Número> y <Nombre>.

§ Enviar un mensaje a otra terminal

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible enviar un mensaje a otro interno de terminal aplicando el siguiente método: 

- <click derecho> para desplegar el menú contextual y luego seleccionando la opción <Enviar mensaje>. Esta opción es válida seleccionando la fila correspondiente al interno de la terminal deseada sobre las columnas <Estado>, <Número> y <Nombre>. Una vez completado el texto a enviar, el botón <Enviar> realiza la transmisión del mensaje ingresado a la terminal destino seleccionada.

§ Capturar otro interno

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible capturar o tomar otro interno aplicando el siguiente método: 

- <click derecho> para desplegar el menú contextual y luego seleccionando la opción <Capturar>. Esta opción es válida seleccionando la fila correspondiente al interno deseado sobre las columnas <Estado>, <Número> y <Nombre>. Esta opción produce el efecto deseado (captura de llamada) sólo cuando la línea del interno seleccionado está recibiendo una llamada.

§ Editar el nombre del huésped alojado en una habitación o descripción asociada con un interno

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible editar (modificar o eliminar*) el nombre del huésped o descripción asociada con un interno (salón de convenciones, business center, SPA) aplicando el siguiente método: 

- <click derecho> para desplegar el menú contextual y luego seleccionando la opción <Editar>. Esta opción es válida seleccionando la fila correspondiente al interno deseado sobre la columna <Nombre>. Una vez ingresado el nuevo texto a asociar con el interno debe pulsarse <Enter> para aceptar y grabar los cambios o <Escape> para descartarlos.

Nota(*): Las opciones seleccionadas en la sección <Panel Consola> modifican el comportamiento de la consola relativo a la visualización de internos, por lo cual es recomendable, para trabajar en modo hotelero, seleccionar la opción <Mostrar internos sin nombre> en esta sección, en consecuencia, se presentarán en pantalla todos los internos equipados en la central, aunque no tengan un nombre asignado.

 

§ Visualizar el número flexible y el número base correspondiente al interno de una habitación

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible visualizar el número flexible y el número base asociado con el interno de una habitación aplicando el siguiente método: 

- <click derecho> para desplegar el menú contextual y luego seleccionando la opción <Nro flexible> o <Nro base>. Esta opción es válida seleccionando la fila correspondiente al interno de la habitación deseada sobre la columna <Número>. Esta información no puede modificarse desde esta opción. 

§ Estado de un interno asociado a una habitación o servicio

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible visualizar el estado de una línea interna en la columna <Estado>. La descripción presentada en este campo está basada en la información que suministra la central inteligente en forma periódica, a través de la red, utilizando el protocolo NXP, indicando la actividad detectada en la línea.


§ Estado de la habitación asociada con un interno

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible visualizar el estado de la habitación asociada con una línea interna en la columna <ID>. El ícono presentado en este campo está basado en la información que suministra la central inteligente Nexo, y puede modificarse a través de los comandos informativos, ingresados desde el interno de una habitación o desde una terminal de datos utilizando la consola Netpro. El estado resultante que aparece en cada habitación se obtiene de las reglas que rigen el comportamiento de las Funciones hoteleras de la Consola Virtual Nexo Netpro (este documento contiene la explicación detallada de las operaciones, los comandos y sus acciones).

Los estados posibles que puede asumir una habitación junto con su interpretación aparecen en la siguiente tabla y se obtienen como resultado de procesar un comando que fue emitido desde el interno de la habitación o desde una terminal de datos. 

Icono n Estado
a10 0 Libre - Limpia
a12 1 Libre - Sucia
a14 2 Ocupada - Sucia
a13 3 Ocupada - Limpia
a16 4 Ocupada - Revisada
a15 5 En reparaciones (fuera de servicio)
a17 6 Reporta presencia de mucama 1 (*)
a18 7 Reporta presencia de mucama 2 (*)
a19 8 Reporta presencia de mucama 3 (*)
a20
 9 Terminal de datos

(*) El ícono en estas funciones de notificación aparece sólo por un instante muy breve en la consola y permanece estable el estado de la habitación. Pasando el cursor del mouse sobre el ícono de la habitación se obtiene información adicional que incluye el personal de servicio que está presente en la misma.

Otros estados posibles de la habitación o servicio están determinados por su configuración y tienen prioridad sobre los estados anteriores:

Icono Definido por Estado
a10 config No Molestar
a12 config Desvío inmediato a otro interno

Los comandos emitidos desde el interno de la habitación, correspondientes a las funciones de mucama y supervisión, tienen el formato: 8 * n  (donde n determina la acción sobre el estado de la habitación o servicio asociado con el interno).

Los estados que reportan la presencia del personal de servicio en una habitación corresponden a las funciones de mucama (housekeeping), permitiendo identificar hasta 3 personas o servicios diferentes con los comandos 8*6, 8*7 y 8*8 emitidos desde el teléfono de la habitación. Estos comandos son cancelados con el de finalización: 8*0, el cual llevará el estado de la habitación al correspondiente después de la limpieza y de acuerdo a su estado de ocupación.

Las funciones de supervisión corresponden a los comandos: 8*4, 8*5 para reportar los estados propios que conciernen a estas tareas, además incluye todos los comandos disponibles para el personal de servicio. También están permitidos los comandos desde la habitación que fuerzan su estado a uno específico, estos son: 8*1, 8*2 y 8*3, utilizados cuando, por alguna razón, el personal de supervisión quiere advertir o reportar alguna condición particular.

La interpretación de estos estados es la siguiente:

 Estado   Después del comando  Interpretación
 Libre - Limpia   Clean (8*0)   Esta condición indica que se realizó el servicio de limpieza y el huésped terminó su estadía.
 Libre - Sucia   Check-out (8*1)  Esta condición indica que requiere del servicio de limpieza y el huésped anterior terminó su estadía.
 Ocupada - Sucia   Check-in (8*2)  Esta condición indica que requiere del servicio de limpieza y el huésped está in-house.
 Ocupada - Limpia   Clean (8*3)(8*0)  Esta condición indica que la mucama realizó la limpieza diaria.
 Ocupada - Revisada  Revisada (8*4)   Esta condición indica que un supervisor verificó la limpieza realizada.
 En reparaciones   Mantenimiento (8*5)  Esta condición indica que la habitación / salón está fuera de servicio por mantenimiento.

El comando especial 8*9 está reservado para indicar que esa extensión telefónica corresponde a una terminal de datos, esto comprende la línea propia del conserje en la recepción (front-desk), terminales de administración, salas de conferencias y convenciones, business center, sala de gimnasio, SPA, entre otros. También permite indicar una línea dedicada a algún servicio de uso exclusivo tal como el fax u otro tipo de terminal de comunicaciones.

En el caso de no utilizar la función de supervisión que indica el estado revisado 8*4, puede re-interpretarse esta condición para indicar que la habitación está reservada (por ejemplo, bloqueada por la oficina de reservas, el sistema de gestión o por un sistema GDS).

Estos últimos estados son modificados, habitualmente, desde la terminal de datos del front-desk o desde la oficina de reservas para aplicar restricciones a determinadas habitaciones o salones de convenciones.


§ Habilitar el acceso a líneas externas para una habitación

Desde el menú contextual (botón derecho del mouse sobre el ícono de la habitación), se tiene acceso a las siguientes funciones que controlan el permiso desde la habitación para tomar líneas externas: Habilitar línea / Bloquear línea. Las funciones que modifican el estado de la habitación también controlan automáticamente la habilitación del acceso a las líneas externas de acuerdo a las reglas de gestión hotelera para mantenerla deshabilitada cuando la habitación se encuentra desocupada o en reparación y habilitarla cuando un huésped ingresa a la misma. Esta función de habilitación manual permite modificar esa condición cuando la situación lo requiera.


§ Programar el despertador para una habitación

Desde el menú contextual (botón derecho del mouse sobre el ícono de la habitación), se tiene acceso a las funciones que controlan el despertador permitiendo ver su configuración actual, modificarla o eliminarla. Estas mismas funciones también puede realizarlas el propio huésped desde su habitación sin intervención del conserje.
 

§ Estado de los servicios en cada habitación

Desde la pantalla seleccionada con la solapa <Consola> es posible visualizar el estado de la habitación en la columna <ID>. El ícono presentado en esta columna representa en forma gráfica la condición en la cual se encuentra la habitación. Al colocar el puntero del mouse sobre un ícono se presenta la información adicional sobre la habitación seleccionada, esto comprende el estado de ocupación y limpieza, el acceso a líneas externas, la presencia de mucama y la hora programada en el servicio de despertador. Esta información relativa a los servicios programados puede visualizarse en forma permanente activando la columna de Servicios en este panel.

Para activar la columna Servicios en el panel Consola: seleccionar la opción Mostrar columna Servicios en la sección Panel Extendido de la solapa Config. Esta opción se deshabilita cuando la consola opera en modo Normal (la sección Modo de Operación muestra el modo en el cual la consola está operando).

§ Reporte de servicios programados en las habitaciones

Desde el panel Config, en la sección Panel Extendido puede agregarse o quitarse la solapa Reporte, utilizando la opción Mostrar solapa Reporte. Este panel agregado, presenta el reporte que contiene el estado de los servicios para todas las habitaciones en el hotel. Este formato tabular presenta la hora programada en el servicio de despertador (D), el acceso a líneas externas (L) y el estado de ocupación y limpieza de la habitación (H). Adicionalmente, la función Exportar en este panel permite transferir la información al servicio de impresión.

En la siguiente imagen se muestran las opciones de Reporte y Servicios que están disponibles, desde el panel Config, para la operación de la consola en modo hotelero.


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La relación que existe entre los modos de operación y las funciones adicionales de servicios y reportes se presenta en la siguiente tabla:

  Función Modo Normal Modo Hotelero
 Servicios N/D Configurable:
Mostrar columna Servicios
(D, M, L)
 Reporte Configurable:
Mostrar solapa Reporte
(D, L)
 Configurable:
Mostrar solapa Reporte
(D, L, H)

Los Servicios están indicados utilizando la siguiente convención: D: servicio de Despertador, L: acceso a Línea externa, M: presencia de Mucama, H: estado de ocupación y limpieza de la Habitación.

Las opciones de barras extendidas (Mostrar barra extendida de líneas y Mostrar barra extendida de grupos) no están disponibles para el modo hotelero y, por lo tanto, no deben habilitarse en este modo de operación. La opción de Servicios no está disponible (N/D) para el modo de operación normal.

 

§ Night Audit

Desde el menú contextual (botón derecho del mouse sobre un ícono cualquiera de habitación), se tiene acceso a la función de auditoría nocturna o Night Audit. Esta función, se aplica a todas las habitaciones del hotel y de acuerdo al estado actual de cada una, realiza las modificaciones necesarias para que, al inicio del día, el personal de servicio y de supervisión pueda armar su plan de trabajo, incluyendo las habitaciones que requieren tareas de limpieza. Esta función se realiza, normalmente, dentro del período comprendido entre la medianoche (finalización de la jornada, en algunos casos, coincidente con el cambio de turno en el FrontDesk) y la hora de inicio o llegada del personal que trabaja en el servicio de limpieza del hotel.

Las transiciones, en los estados de las habitaciones, que produce este proceso está basado en las Funciones hoteleras de la Consola Virtual Nexo Netpro. En términos generales, se modifica la condición de limpieza, para requerir el servicio en las habitaciones que se encuentran ocupadas. La operación de check-out modifica el estado de ocupación y necesariamente el estado de limpieza, para garantizar que se verifiquen (revisión de la habitación) las condiciones adecuadas para realizar un check-in.


§ Ordenar los internos de las habitaciones según un criterio determinado

Desde la pantalla seleccionada con la solapa Consola es posible ordenar los internos de las habitaciones según alguno de los siguientes criterios:

- por estado de la habitación

- por estado de la línea correspondiente al interno asociado

- por número flexible

- por nombre asignado a la habitación / servicio

El ordenamiento se logra haciendo <click izquierdo> sobre la columna correspondiente al campo por el cual se desea organizar. En todos los casos el ordenamiento puede hacerse en forma ascendente o descendente pulsando nuevamente sobre la columna elegida.

En la solapa de Configuración, dentro de la sección Panel Consola debe estar seleccionada la opción Mostrar nombre de columnas para tener acceso a esta función. Este re-ordenamiento de las filas puede aplicarse sólo momentáneamente, para visualizar alguna condición en particular, pero no debe dejarse aplicado dado produce un desfasaje entre el estado del interno y el resto de la información en la fila. Para evitar esta condición, en modo hotelero, se recomienda deshabiltar la opción: Mostrar nombre de columnas. El ordenamiento natural es según en número flexible del interno y en forma ascendente.


§ Buscar el interno de una habitación por el nombre del huésped

Desde la pantalla seleccionada con la solapa Consola es posible buscar un interno asociado a una habitación / huésped, ingresando el nombre en el campo de búsqueda. Por defecto, la búsqueda se realiza en todas las palabras (por ejemplo: primer nombre, segundo nombre, apellido o nombre del servicio asociado) que se ingresaron en el campo denominado <Nombre>, sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Este comportamiento de búsqueda es, en principio, el más abarcativo para encontrar un nombre y puede modificarse desde las opciones de configuración aplicando distintos criterios.

El sistema realizará una búsqueda progresiva a medida que se ingresan los caracteres correspondientes al nombre, acotando en forma sucesiva los resultados obtenidos en pantalla. Haciendo <doble-click> sobre este campo se elimina el filtro que aplica la función de búsqueda.

Desde las opciones de configuración bajo la solapa <Config> es posible:

- Activar o desactivar el área de búsqueda desde la opción: <Mostrar área de búsqueda> en la sección <Entorno Gráfico Operativo>.

-  Modificar el comportamiento de búqueda para que la coincidencia se busque solamente desde los caracteres al inicio del campo <Nombre> con la opción: <Buscar comenzando con... (exclusivo)> en la sección <Control y Administración de Contenidos>.

- Acotar los resultados según la forma exacta en que el nombre fue ingresado con la opción <Distinguir mayúsculas y minúsculas> en la sección <Control y Administración de Contenidos>.

Como en el caso anterior, este filtro sólo debe aplicarse momentáneamente para realizar una búqueda, y debe quitarse para restablecer la concordancia entre el estado de la línea y el resto de la información en la fila.

 

§ Modificar el aspecto de la grilla bajo la solapa <Consola>

En la pantalla seleccionada con la solapa Consola es posible agregar o quitar las líneas divisorias verticales u horizontales desde las respectivas opciones de configuración:

- Mostrar líneas verticales y

- Mostrar líneas horizontales

que se encuentran en la sección Panel Consola.

También existe una opción adicional Maximizar el nro de internos visibles en la sección Contexto Visual que permite incrementar el número de registros visibles, de acuerdo a la explicación en el punto: § Número de internos visibles.

§ Modificar el contenido de la grilla bajo la solapa <Consola>

En la pantalla seleccionada con la solapa Consola es posible agregar o quitar registros, según distintos criterios, para simplificar su lectura o modificar su contenido.

Desde las opciones de configuración bajo la solapa Config es posible:

- Activar o desactivar la visualización de internos no configurados en la central con la opción: Mostrar internos deshabilitados,

- Activar o desactivar la visualización de internos sin nombre asignado con la opción: Mostrar internos sin nombre.

La opción Mostrar internos sin nombre queda seleccionada y deshabilitada para su modificación cuando el modo de operación es hotelero.



Documento Versión 1.23 

Revisión: 06/08/2018